Zásady ochrany osobních údajů společnosti SimpleLaw s.r.o.

(dále i jako “Zásady”)


Advokátní kancelář SimpleLaw s.r.o. vás jakožto naše klienty, návštěvníky webových stránek, zájemce o naše publikace a účastníky vzdělávacích akcí informuje o našich Zásadách zpracování osobních údajů.

Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za naši důležitou zákonnou i morální povinnost. S osobními údaji proto nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou, zejména nařízením č. 2016/679, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „nařízení“), zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, stavovskými předpisy České advokátní komory, zejména usnesením představenstva České advokátní komory č. 1/1997 Věstníku, tzv. „etickým kodexem advokátů“, ve znění pozdějších usnesení a s těmito Zásadami.

Při uzavření smlouvy o poskytování právních služeb tvoří Zásady nedílnou součást smlouvy ve smyslu § 1751 občanského zákoníku.

V našich Zásadách se dozvíte:

  • jaké osobní údaje zpracováváme,
  • jak s nimi nakládáme,
  • z jakých zdrojů je získáváme,
  • k jakým účelům a po jakou dobu je využíváme,
  • komu je smíme poskytnout,
  • kde můžete získat informace o svých osobních údajích, které zpracováváme,
  • jaké jsou možnosti zabezpečení Vašich osobních údajů a jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Znění Zásad můžeme změnit či doplnit. O každé takové změně vás však vždy informujeme e-mailem či jiným komunikačním kanálem, který pro komunikaci s vámi běžně používáme, nejméně 14 dnů před nabytím účinnosti změn. Souhlas se změnou Zásad vyjádříte pokračováním ve spolupráci.

Specifikům, která se týkají zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců a spolupracovníků naší společnosti se věnují samostatné interní dokumenty.

Pro potřeby Zásad se rozumí:

  • Společností (uvedená také jako „SimpleLaw“, „advokátní kancelář“, „my“, „naše“, „správce”, „zpracovatel“) společnost SimpleLaw s.r.o., se sídlem Renneská třída 393/12, 639 00 Brno, IČ 066 64 652, DIČ CZ06664652, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně pod sp. zn. C 103520, zastoupená Mgr. Ing. Michalem Hanychem, LLM, jednatelem a Mgr. Alešem Koubkem, jednatelem, e-mail: info@simplelaw.cz, webové stránky www.simplelaw.cz;
  • Klientem (dále také jako „subjekt údajů“, „vy“, „vaše“) každá fyzická osoba či člen statutárního orgánu zastupující objednatele, jehož osobní údaje přímo zpracováváme a jsme vůči nim v postavení správce osobních údajů (zejména objednatelé, jsou-li fyzickou osobou, účastníci vzdělávacích akcí apod.);
  • Další dotčenou osobou zaměstnanci a smluvní partneři objednatelů či další osoby (např. vaši rodinní příslušníci, nájemníci apod.), jejichž osobní údaje jsou obsaženy v podkladech, které nám předáváte, a my jsme tak v pozici zpracovatelů těchto údajů;
  • Objednatelem právnická nebo fyzická osoba, na jejíž účet byla uzavřena smlouva o poskytování právních služeb a je naším smluvním partnerem.

Naše advokátní kancelář vystupuje především v pozici správce osobních údajů, může vystupovat také v pozici zpracovatele, jak je uvedeno níže.

Osobní údaje získáváme výhradně od klientů samotných, osob, které byly objednatelem pověřeny nám předat osobní údaje, od orgánů veřejné moci nebo vyhledáním z veřejných rejstříků.

Vždy nám předávejte údaje úplné, pravdivé a aktuální. V případě, že nám poskytnete údaje nepravdivé či neúplné, vystavujete se riziku vypovězení poskytování právních služeb. Zároveň souhlasíte, že své osobní údaje poskytujete dobrovolně a vědomě a zároveň ohledně údajů dotčených osob odpovídáte za to, že s nimi nakládáte oprávněně a nedochází k zásahu do jejich práv.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu se zásadou minimalizace údajů vždy pouze v rozsahu, který je nezbytný pro daný účel.

1. SimpleLaw jako správce

Jako správci vystupujeme vůči všem našim klientům, o nichž máme k dispozici (podle konkrétního vztahu) některé z následujících údajů:

  • jméno a příjmení nebo obchodní firma
  • rodné číslo, IČ a DIČ
  • datum a místo narození
  • sídlo či bydliště, doručovací adresa, fakturační adresa
  • číslo bankovního účtu
  • pohlaví
  • e-mail
  • telefonní číslo
  • obsah komunikace (e-mail, chat) a obsah daňových spisů
  • u smluvních partnerů předmět, datum a výše plnění
  • informace o rodinných příslušnících pro uplatnění daňových zvýhodnění
  • informace o studiu a další podklady k uplatnění slevy na dani za účelem zpracování daňového přiznání DPFO (např. úvěrové smlouvy, životní pojištění) a zpracování ročního vyúčtování
  • druh, číslo a dobu platnosti průkazu totožnosti, název státu a orgánu, který jej vydal

ostatní kategorie osobních údajů související s konkrétními poskytovanými službami (zejm. osobní údaje obsažené ve vámi dodaných podkladech, tj. údaje vašich zaměstnanců, smluvních partnerů či osob, vůči kterým uplatňujete svoje nároky či které uplatňují své nároky vůči vám)Zpracovávání vašich údajů probíhá zejména shromažďováním a uspořádáním, strukturováním, uložením (včetně cloudových úložišť), nahlédnutím, použitím při poskytování služeb, zpřístupněním přenosem našim zpracovatelům, společným správcům a zaměstnancům, vytvářením nových dokumentů, výmazem, zničením a dalšími operacemi prováděnými na základě vašich pokynů.

Vaše osobní údaje zpracováváme, protože:

  • Jsme se k tomu zavázali ve smlouvě o poskytování právních služeb, jak jsou definovány v § 1 zákona o advokacii . Takové údaje jsou pro poskytování našich služeb nezbytné a jejich neposkytnutí může mít za následek neuzavření takové smlouvy a z toho vyplývající nemožnost poskytnutí našich služeb. S osobními údaji budeme nakládat pouze po dobu poskytování služeb za účelem řádného poskytování služeb.
  • Jste si u nás objednali konzultaci, odborný posudek, analýzu či rešerši, školení či jiné vzdělávací akce nebo publikaci anebo se účastníte akce, kterou pořádáme. Protože se jedná o poskytnutí služby, opět budeme s vašimi údaji nakládat do doby splnění našich a vašich závazků.
  • K tomu máme oprávněný zájem, který nám umožňuje nakládat s vašimi údaji i po skončení poskytování služeb, a to po dobu 5 let, nejdéle však po dobu 15 let od jeho ukončení s ohledem na promlčecí dobu trestných činů a možného uplatnění nároku na náhradu škody klientem; běh této doby se staví, pokud klient či třetí osoba uplatní nárok na náhradu škody způsobené společností při poskytování právních služeb, nebo má společnost důvodné podezření, že by klient či třetí osoba takový nárok mohla uplatnit. Uchovávat údaje můžeme na tomto právním základu i poté, co přestaneme provozovat některou z našich činností, neboť vaše právní nároky mohou být uplatňovány i poté. Stejně tak mohou údaje na tomto právním základu uchovávat naši právní nástupci, vůči kterým mohou být nároky uplatněny.
  • Nám to přikazuje zákon. Zejména zák. č. 85/1996 Sb., o advokacii, č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád a zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví. S vašimi údaji nakládáme po dobu, po jakou nám to daný zákon ukládá (např. § 16 odst. 1 zákona č. 253/2008, Sb., čl. 3 usnesení představenstva ČAK č. 9/1999 Věstníku).
  • S Vámi chceme zůstat v kontaktu. Jedná se tak opět o náš oprávněný zájem, který trvá 2 roky od posledního poskytnutí služby, případně do obdržení vaší námitky. Případně, pokud jsme vám služby nikdy neposkytovali, mohli jste nám k informování o naší publikační činnosti, vzdělávacích aktivitách a všemu, co je u nás a našich zpracovatelů a společných správců v rámci poskytování služeb nového, udělit dobrovolný a informovaný souhlas, který platí také pro naše zpracovatele a společné správce.

Souhlas a jeho odvolání

Pokud bychom měli vaše údaje zpracovávat z jiných než výše vypsaných důvodů, můžete nám souhlas i udělit. Takový souhlas pak může mít nejčastěji formu tickboxu, e-mailu nebo je udělen aktivním krokem vyžadovaným v e-mailu. Souhlas je udělen také vyplněním e-mailu a přihlášením k odběru newsletteru na webových stránkách nebo webovém formuláři či stažením některé naší publikace. O tom, že nám udělujete souhlas budete vždy informováni.

Zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu budeme po dobu 5 let od obdržení souhlasu, případně méně, pokud souhlas odvoláte zasláním e-mailu na adresu info@simplelaw.cz.

Pokud nebudete chtít nadále dostávat newsletter, můžete se z odběru vždy odhlásit zasláním e-mailu na info@simplelaw.cz. Odhlásit se z odběru bohužel není možné u e-mailů, u kterých je nezbytné, abyste je obdrželi (např. upomínka k dodání podkladů k poskytované službě).

Odhlášení z odběru budeme považovat za podání námitky proti zpracování, případně za odvolání souhlasu, pokud to bude z e-mailu patrné.

Předávání údajů dalším osobám

Při poskytování právních služeb, vzdělávání, publikační činnosti a pořádání eventů může SimpleLaw pověřit zpracováváním vašich údajů i další osoby. Vždy však pouze pro naplnění účelu zpracovávání.

V roli zpracovatele osobních údajů tak může být jmenovitě i naše spřátelená daňová kancelář SimpleTax s.r.o., IČ: 04149726, která klientům zajišťuje daňové a účetní služby či konzultace a která může vystupovat také v roli společného správce údajů ve smyslu čl. 26 nařízení. Dalšími zpracovateli jsou naši spolupracující advokáti, daňoví poradci, účetní a administrativní posily, kteří našim klientům pomáhají poskytovat kvalitní a specializované právní služby, daňové poradenství, účetní služby a zároveň zajišťují daňové a účetní služby i pro nás.

Ze zákona či podle pokynů klienta mohou být vaše osobní údaje předány dalším subjektům určeným pokyny klienta nebo zákonem.

Jako zpracovatelé osobních údajů vystupují i naši poskytovatelé e-mailových a cloudových služeb, kteří však údaje zpracovávají pouze uložením, tzn. že k nim nemají přístup. Úložiště vašich osobních údajů se nachází výhradně v EU.

Naše webové stránky nepoužívají cookies podmíněné souhlasem návštěvníků webových stránek.

Vaše práva při zpracovávání osobních údajů

Protože zpracováváme vaše osobní údaje, můžete u nás kdykoliv uplatnit následující práva osobně, například při schůzce, nebo e-mailem na adresu info@simplelaw.cz. Váš požadavek se budeme snažit vyřešit okamžitě, pokud to nebude možné, tak maximálně do 30 dnů od jeho obdržení.

Díky právu na přístup k osobním údajům můžete kdykoliv získat informace o jejich zpracování, případně si vyžádat kopii osobních údajů, které se jich týkají.

Právo na opravu osobních údajů umožňuje kontaktovat nás, pokud máme nepřesné nebo neaktuální údaje, abychom je mohli opravit. Dále můžete uplatnit právo na omezení zpracování, budete-li mít pocit, že zpracováváme více údajů nebo ve větším rozsahu, než je třeba, nebo pokud požádáte o jejich opravu či vznesete námitku proti jejich zpracování. Požádat můžete i o výmaz osobních údajů. Pokud nebude existovat důvod pro jejich další zpracovávání, vaší žádosti rádi vyhovíme.

Pokud se rozhodnete využít právo na přenositelnost osobních údajů, dáme vám údaje v elektronické formě k dispozici, bude-li to v našich silách.

Pokud spolu ukončíme spolupráci, archivujeme si nezbytně nutné údaje po maximální lhůty a pro účely, které jsou popsány výše. Jestliže jsme od vás obdrželi originální dokumenty do spisu, vrátíme vám je.

Ohledně zpracovávání osobních údajů na základě oprávněného zájmu máte právo vznést námitku proti zpracování, a to opět e-mailem na adresu info@simplelaw.cz.

Pokud budete mít pocit, že s Vašimi údaji nakládáme neoprávněně, můžete se také obrátit přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů.

2. SimpleLaw jako zpracovatel

Při poskytování právních služeb (např. daňového poradenství) můžeme nakládat také s údaji dalších dotčených osob, a tím se dostáváme do role zpracovatele osobních údajů. Proto se spolu s uzavřením smlouvy o poskytování právních služeb uzavírá tato smlouva o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 odst. 3 nařízení, kterou se zavazujeme na základě pokynů objednatelů, kteří jsou správci osobních údajů dalších dotčených osob, zpracovávat jejich osobní údaje.

Jedná se o následující osobní údaje:

  • jméno a příjmení
  • fakturační adresa, bydliště, státní příslušnost
  • IČ a DIČ smluvních partnerů
  • rodná čísla a mzdové údaje zaměstnanců
  • informace o ekonomických transakcích
  • údaje o rodinných příslušnících zaměstnanců (v případě, že je tento údaj nutný pro účely stanovení výše daňových a pojistných odvodů)
  • další informace nezbytné pro poskytování daňového poradenství a účetních služeb

Výše uvedené osobní údaje budeme shromažďovat, uchovávat v listinné podobě i na datových nosičích, upravovat a pozměňovat, nahlížet, pořizovat kopie, předávat třetím osobám (vizte níže), vyhledávat, třídit a kombinovat, vytvářet nové odvozené dokumenty, vymazávat nepotřebné údaje a provádět další operace na základě pokynů objednatelů.

Osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy o poskytování právních služeb. Po uplynutí této doby předáme objednatelům výstupy obsahující osobní údaje, přičemž jejich kopie budeme uchovávat po dobu 15 let s ohledem na promlčecí dobu daňových trestných činů.

Objednatelé souhlasí se zapojením do dílčích zpracovatelů do zpracovávání osobních údajů. Nejčastěji se bude jednat o dlouhodobě spolupracující advokáty, daňové poradce, účetní a administrativní posily či poskytovatele cloudových služeb, kteří nám pomáhají poskytovat kvalitnější a specializovanější služby. Seznam dílčích zpracovatelů podílejících se na zpracování osobních údajů zašleme objednateli e-mailem. Toto ustanovení je obecným zmocněním ve smyslu čl. 28 odst. 2 nařízení. Dílčí zpracovatele zavážeme stejnými povinnostmi, jaké jsou stanoveny v této smlouvě. Neodpovídáme však za jejich nakládání se svěřenými osobními údaji. Objednatel má právo vyslovit k dílčím zpracovatelům námitky.

Zpracování osobních údajů na základě této smlouvy bude bezúplatné. Tím není dotčeno zpoplatnění některých našich úkonů spojených se zpracováváním osobních údajů. Při zpracovávání osobních údajů se budeme vždy řídit smlouvou o poskytování daňového poradenství a účetních služeb a pokyny objednatele.

Při zpracovávání osobních údajů si budeme vzájemně poskytovat potřebnou součinnost a podklady pro zajištění bezproblémové a efektivní realizace této smlouvy (např. při jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů nebo s jinými veřejnoprávními orgány, orgány činnými v trestním řízení či v civilněprávním sporu v rámci žaloby podané proti objednateli Vámi nebo dalšími dotčenými osobami).

Objednatel vždy odpovídá za aktuálnost a správnost osobních údajů, za existenci zákonného titulu pro jejich zpracování a za splnění veškerých ostatních povinností, které pro něho vyplývají z nařízení a jiných právních předpisů. Neodpovídáme subjektům údajů za újmu způsobenou porušením povinností ohledně ochrany osobních údajů objednatelem.

Zároveň i my prohlašujeme, že jsme si vědomi svých povinností podle nařízení, a zavazujeme se, že zajistíme jejich plnění např. zavázáním dílčích zpracovatelů povinností mlčenlivosti, nebude-li vyplývat z profesních právních předpisů, oddělením údajů od údajů zpracovávaných pro jiné účely, umožněním provedení auditu či inspekce týkající se zpracování osobních údajů po výzvě zaslané objednatelem alespoň 30 pracovních dní předem.

Při zjištění narušení zabezpečení ochrany zpracovávaných osobních údajů, neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, zničení či ztráty, neoprávněného přenosu, nebo jiného neoprávněného zpracování nebo zneužití, budeme objednatele bezodkladně informovat, aby přijal opatření k odstranění závadného stavu.

Zavazujeme se přijmout taková technická, personální a jiná potřebná opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů a tato opatření budeme dokumentovat. Tato povinnost platí i po ukončení poskytování služeb, dokud budeme mít údaje k dispozici.

Zároveň odpovídáme za:

  • plnění pokynů pro zpracování osobních údajů pouze k tomu oprávněnými osobami, které k osobním údajům mají bezprostřední přístup;
  • zabránění neoprávněným osobám přistupovat k osobním údajům a k prostředkům pro jejich zpracování;
  • zabránění neoprávněnému čtení, vytváření, kopírování, přenosu, úpravě či vymazání záznamů obsahujících osobní údaje.

Zavazujeme se, že zpracovávání údajů bude zabezpečeno zejména následujícím způsobem:

  • k osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby, tj. naši zaměstnanci a dílčí zpracovatelé, kteří budou mít stanoveny podmínky a rozsah zpracování údajů

Zajistíme vydáním vlastních vnitřních předpisů, příp. prostřednictvím zvláštních smluvních ujednání, že zaměstnanci a dílčí zpracovatelé budou zpracovávat osobní údaje na základě smlouvy a pouze za podmínek a v rozsahu námi stanoveném a odpovídajícím Zásadám a právním předpisům. Budeme zachovávat mlčenlivost o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

3. Společná a závěrečná ustanovení

Osobní údaje nepředáváme osobám mimo EU a budou zpracovávány pouze na našich pracovištích nebo pracovištích našich dílčích zpracovatelů nebo společného správce.

Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě převážně manuálním způsobem. Anonymizované osobní údaje mohou být zpracovávány také automatizovaně. Klienti nebudou předmětem individuálního automatizovaného rozhodnutí.

E-maily zasílané na základě Zásad se nepovažují za nevyžádaná obchodní sdělení ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi objednatelem, klientem nebo další dotčenou osobou a společností je příslušný obecný soud společnosti v České republice, který bude aplikovat české právo

Ve znění účinném k 1. 1. 2019

Kontakty

info@simplelaw.cz

Mgr. Aleš Koubek

+420 734 876 443

Mgr. Ing. Michal Hanych, LLM

+420 728 028 555

Mgr. Michal Novotný

+420 724 590 759

Mgr. Marcel Moštěk

+420 777 611 695

Kancelář Brno

Renneská třída 12, Brno

Mapa

Kancelář Praha

Prouzova 2, Praha 9

Mapa

SimpleTax.czSimpleLaw.czSpory s finančákemOSVČ nebo SROZdanění kryptoměnVATonCryptos.com

Facebook SimpleTaxFacebook Spory s finančákem

2019 © Provozuje SimpleLaw s.r.o., IČ 06664652

Zásady zpracování osobních údajů..
Spotřebitel má právo na mimosoudní řešení spotřebitelského sporu ze smlouvy o poskytování služeb právního poradenství. Orgánem příslušným k mimosoudnímu řešení spotřebitelských sporů s advokátem ohledně právního poradenství je Česká advokátní komora..

Tvorba simple webíku - HexaDesign